Di sheet 1 juha bikin otomasi ngetrace perubahan (dan conditional formatting ngasih nama cell) sekaligus otomasi jumlah total duit yang ada. Di kolom total juga ada conditional formatting jika nilainya mendekati target ijo, mendekati batas akan kuning, dan merah kalau lewat.

*ngasih warna cell Maksudnya kalau masuk biru muda, kalau keluar kuning muda. Inti fungsi conditional formatting adalah reminder untuk ngerem. Aku masangnya misal nih alokasi pengeluaran kuanggarkan maks 30% income, maka sewaktu pengeluaran udah 15% selnya jadi kuning.

Biar di kuning itu aku udah ada ancang-ancang dan muter otak gimana caranya gak bablas merah yang artinya adalah segera cari income tambahan 🥲🙏🏼 Jadi walaupun duit di saldo bisa aja dibuat belanja-belanja, tapi rem-rem-reeemmm biar ada akumulasi nilai terus.

Cara bikinnya gampang buanget. Bikin google form, sesuai kebutuhan aja. Kalau aku sih cuma Tipe (Kas -duit di dompet-, Debit -duit di rekening bank-, e-wallet), Alur Uang, Keterangan, Jumlah, sama upload bukti diset Maks 100 MB per upload. Semua required diisi kecuali bukti.

Yang terpenting waktu bikin Form adalah di pertanyaan Jumlah ini set Response Validation terus klik Number terus klik Is Number. Biar nanti bisa ngisinya cuma dengan angka aja, jadi ga pake tuh Rp751.738. Nanti di sheetnya juga terinputnya sebagai number; bukan string.

Setelah bikin form, konek ke spreadsheet untuk responsesnya. Buka spreadsheet response, bikin sheet baru, terus di cell A1 tulis formula =ARRAYFORMULA(‘Form Responses 1’!A:E) ini simply untuk menampilkan kembali isi di sheet responses. Sesuaikan nama dan rangenya aja.

Misal nih sheet responsesmu kamu namai “Cashflow” dan range tabelnya dari kolom A sampai J. Maka formulanya jadi =ARRAYFORMULA(‘Cashflow’!A:J) Setelah itu aku bikin di sheet baru itu kolom Perubahan dan Total. Bikin otomasinya juga gak susah kok.

Formula di F2 itu =if(C2=“Masuk”, E2, -E2). Jadi kalau di kolom C “Alur Uang” itu tulisannya “Masuk” maka input angka di kolom Jumlah, kalau tulisannya “Keluar” maka input angka di kolom Jumlah dalam kondisi negatif. Jadi gak habis waktu ngasih negatif sendiri-sendiri.

Kalau di kolom Total, baris paling atas (G2) formulanya =F2. Nah baris bawahnya =F3+G2, ke bawahnya =F4+G3, seterusnya. Tinggal didrag ke bawah aja sih otomatis nerapin formulanya.

Kalau ini conditional formatting ngasih warna biru muda untuk masuk dan kuning muda untuk keluar. Ngatur conditional formating itu klik Format -> Conditional formatting terus tinggal sesuaikan range sama rulesnya.

Kalau ini conditional formatting untuk reminder pengeluaran. J3 itu cell angka pengeluaran. J4 itu persentasi atau rasio pengeluaran/pemasukan. Rulesnya pakai custom formula dan jangan lupa =. Karena aku waktu bikin sempet lupa nulis itu di formulanya.

Naruh form di home screen juga gampang kalau di iPhone. Untuk android silakan cari sendiri ya. Buka link form di browser, klik tanda share, scroll sampai ada add to home screen. That simple. 👍🏼

Udah gitu ajaa sisanya silakan dieksplor sendiri diotak-atik sendiri. “Kok gampang banget, gak ada fancy ruwet teknisnya” Nah justru karena itu. 😂😂 Aku mageer banget kalau kudu buka sheet dari HP on the spot untuk input keluar masuk. Dan sering mager luangin sesi khusus.

Kenapa kok Tipe uang (Kas, Debit, E-wallet) perlu dipisah? Karena ini mempermudah pencatatan perpindahan duit banget. Jadi kalau tarik tunai (misal Rp50.000) nanti bikin entry Debit -> Keluar -> Tarik Tunai -> 50000. Habis itu bikin entry Kas -> Masuk -> Tarik Tunai -> 50000.

Jadi duit totalnya sama, tapi duit di Debit sama duit di Kas beda. Duit Debit berkurang Rp50.000 dan Kas bertambah Rp50.000. Sehingga lebih jelas dan mudah controlling kondisi duit overall dalam satu dasbor. (ciah dasbor.)

Demikian, jika ada yang mau ditanyakan atau ada ide masukkin apa, reply aja!

“Bagaimana dengan utang piutang?” Anjir iya yak.

Gilak kereeeen. Bisa banget ini coba otak-atik masukkin di form.

Buat yang rekomen app, thanks bangeet! Sayang “problem” app bukan app-nya, tapi user journey yang lebih panjang sebagaimana yang disebut di sini. Kalau app bisa bikin shortcut di home screen khusus untuk input data tanpa lewat dashboard dan button tambahan, kayaknya seru.

Khusus untuk ini, istilahnya adalah internal transfer dan keterangan entrynya harus disiplin satu istilah, in my sheet “Internal Transfer”. Perhitungan Pemasukan dan Pengeluaran akan dikurangi ini karena internal transfer tidak benar-benar menambah pemasukan maupun pengeluaran.

Jadi formula di sel pengeluaran ditambahi -SUMIFS(Kolom Jumlah, Kolom Alur Uang, “Keluar”, Kolom Keterangan, “Internal Transfer”) Ini basically mengecualikan internal transfer agar tidak terhitung sebagai pengeluaran. Begitu pula di sel pemasukan.

Terus aku tambah tipe baru, yaitu Piutang Masuk. Piutang Masuk ini basically Piutang (yang aku berikan dan catat sebagai Pengeluaran, kini oleh yang kupiutangi telah dikembalikan dan uangnya telah) Masuk. Haha. Ini juga penting dipisahkan karena Piutang Masuk bukan Pemasukan.

Walupun Piutang Masuk ini bukan Pemasukan, tapi dia adalah pengurang Pengeluaran. Misal aku memberi piutang 500.000, aku catat piutang ini di sheet sebagai pengeluaran, katakanlah kembali 300.000, maka ini sebenarnya pemasukan hanya mengurangi pengeluaran saja menjadi 200.000.

Pengembalian piutang yang tercatat sebagai pemasukan hanyalah bunganya. Misal aku pasang bunga sehingga dikembalikan jadi 205.000. Maka 200.000nya Piutang Masuk yang ini bukan Pemasukan. 5.000-nya adalah Pemasukan.

Eh sorry, maksudku bukan Tipe baru tapi Alur Uang baru. Jadi Alur Uang dari Masuk dan Keluar aja jadi Masuk, Keluar, dan Piutang Masuk.

Sehingga di sel Pengeluaran ada tambahan ini untuk mengurangi Pengeluaran dengan Piutang Masuk. Sehingga dalam kalkulasi rasio Pemasukan dan Pengeluaran itu bener-bener akurat dan konsisten. Kalau itu enggak diterapkan nanti perhitungannya akan mbleset. Mblesetnya how?

Gini, misal… Pemasukan 1.000.000 Pengeluaran 100.000 Rasio 10% kan Terus kita ngelakuin internal transfer tarik tunai tapi gak kita kecualikan maka Pemasukan 1.100.000 (ada masuk ke kas) Pengeluaran 200.000 (ada keluar dari debit) Rasio jadi 18,18% Mbleset.

Nah biar gak ngetik “Internal Transfer” manual karena rawan typo kan, di formnya aku jadikan Multiple Choice dengan bisa masukkin other untuk input hal lain. 👍🏼

Kalau hutang gimana? Kalau hutangnya non-cash, misal beli di ecommerce bayar pakai PayLater, maka gak perlu dicatat di Excel tadi. Karena technically tidak ada cash keluar dan cash masuk. Catat sebagai pengeluaran saat kita bayar hutangnya karena ya memang ada duitnya.

Untuk cara utang cash perlu 3 Alur Uang baru, yaitu (1) Utang Masuk, (2) Utang Terpakai, dan (3) Utang Keluar Ketiganya berhubungan dengan Saldo tapi enggak berhubungan dengan Pemasukn maupun Pengeluaran. Utang Keluar itu bukan uang yang digunakan untuk bayar utang ya. Terus?

Misal, Utang Masuk 1m Utang Terpakai 700k Ada uang Masuk 1m Lalu bayar utang, entrynya jadi Utang Keluar 300k Keluar 700k Jadi Utang Keluar itu cuma menggambarkan Utang (yang telah kita terima) Keluar (pada subjek yang kita berutang padanya).

Jadi dengan begini, pelunasan utang cash yang semua utangnya tidak terpakai tidak semuanya terhitung sebagai Pengeluaran. Hanya yang bener-bener keluar dari uang kita yang terhitung Pengeluaran. Minusnya pendekatan ini: telaten. Plusnya: sulit didapat dari export mutasi saldo.